Was bedeutet „richtig einkaufen“ in der Hotellerie eigentlich?

Das erste Quartal 2026 ist in vollem Gange. Budgets sind verabschiedet, Planungen laufen, der operative Alltag hat längst wieder Fahrt aufgenommen. Spätestens jetzt zeigt sich, welche Strukturen tragen  und welche nur mitlaufen.

Viele Hotelverantwortliche stellen sich aktuell eine zentrale Frage:

Wo können wir wirtschaftlich nachschärfen, ohne an Qualität zu verlieren?

Eine der wirkungsvollsten, aber oft unterschätzten Stellschrauben ist der Einkauf.

• Nicht sichtbar für den Gast.

• Nicht besonders glamourös.

  
  

Aber entscheidend für Wirtschaftlichkeit, Zeit und Ruhe im operativen Alltag.

Einkauf ist mehr als ein Preisvergleich

Wenn über Einkauf gesprochen wird, geht es häufig um Rabatte oder einzelne Produktpreise. Doch Einkauf ist kein einmaliger Vorgang, sondern ein dauerhafter Prozess.

Richtig einkaufen bedeutet:

• Entscheidungen zu treffen, die langfristig wirken

• Strukturen zu schaffen, die im Alltag funktionieren

• Zeit dort zu sparen, wo sie am knappsten ist

  
  

Preisvergleiche gehören dazu, sie sind aber nur ein Teil des Ganzen.

Warum Einkauf in vielen Hotels „nebenbei“ läuft

In der Praxis wird der Einkauf oft:

• von mehreren Personen parallel erledigt

• historisch gewachsen weitergeführt

• selten systematisch hinterfragt

  
  

Das ist kein Vorwurf, sondern die Realität eines anspruchsvollen Hotelbetriebs. Operative Themen haben Vorrang, Personal ist knapp, der Alltag fordernd. Einkauf rutscht dadurch schnell auf die To-do-Liste, irgendwo zwischen Dienstplan, Gästeanfragen und kurzfristigen Herausforderungen.

Die Folge sind häufig unerkannte Belastungen:

• zu viele Lieferanten

• fehlende Vergleichbarkeit

• hoher administrativer Aufwand

• Entscheidungen aus Gewohnheit statt aus Strategie

  
  

Gerade im laufenden Quartal wird deutlich, wie stark solche Strukturen den Betrieb beeinflussen.

„Richtig einkaufen“ heißt bewusst entscheiden

Ein professioneller Einkauf bedeutet nicht, bei jedem Artikel den günstigsten Preis zu erzielen. Entscheidend ist, bewusst, transparent und nachvollziehbar zu handeln.

Dazu gehören unter anderem:

• klare Zuständigkeiten im Betrieb

• transparente Preis- und Vertragsstrukturen

• sinnvolle Bündelung von Volumen

• regelmäßige, pragmatische Überprüfung

  
  

Kurz gesagt: weniger Bauchgefühl, mehr System, ohne unnötige Bürokratie.

Warum es diesen Blog gibt

RichtigEinkaufen ist kein Marketing-Blog und keine Sammlung theoretischer Einkaufstipps. Er richtet sich an Menschen, die Verantwortung tragen und täglich Entscheidungen treffen müssen.

In diesem Blog geht es darum:

• warum Einkauf ein strategisches Thema ist

• wo typische Denkfehler entstehen

• wie Betriebe ihren Einkauf strukturieren

• welche Modelle in der Praxis funktionieren

Ein guter Zeitpunkt für einen Realitätscheck

Ende des ersten Quartals ist ein idealer Moment, um kurz innezuhalten:

Laufen die Prozesse wie geplant? Sind die Einkaufsstrukturen belastbar? Oder werden Potenziale im Alltag übersehen?

Gerade jetzt lohnt sich der Blick auf ein Thema, das selten im Vordergrund steht, aber dauerhaft Wirkung zeigt.

Zum Start bleibt eine einfache Erkenntnis:

Wer richtig einkauft, arbeitet ruhiger, wirtschaftlicher und schafft Freiraum für das, was Gäste wirklich spüren.